Automatiser une tâche mal comprise revient souvent à reproduire un problème plus vite. Avant de chercher un outil, il faut savoir quelles tâches méritent d'être confiées à une machine et lesquelles doivent rester humaines.
1. Lister ce qui revient chaque semaine
Pendant deux semaines, notez les tâches répétitives au moment où vous les faites : recopier un contact, envoyer un accusé de réception, classer une facture, relancer un devis. Une liste tenue au fil de l'eau est plus fiable qu'une liste faite de mémoire.
2. Vérifier que la tâche suit toujours les mêmes règles
Une tâche est automatisable quand on peut l'écrire sous la forme « quand X arrive, faire Y ». Si la réponse est « ça dépend », la tâche demande un jugement : elle peut être assistée, rarement automatisée entièrement.
3. Estimer le temps et le risque d'erreur
Multipliez la durée de la tâche par sa fréquence pour obtenir un ordre de grandeur du temps mensuel. Ajoutez le coût d'une erreur : un devis oublié ou une coordonnée mal recopiée peut peser plus lourd que le temps passé.
4. Regarder les outils concernés
Une automatisation relie des outils. Vérifiez que ceux que vous utilisez peuvent échanger des données (connecteurs, API, import de fichiers). Si ce n'est pas le cas, la première étape est peut-être de simplifier ou de changer d'outil.
Commencez par une seule tâche, testez-la sur quelques semaines, puis passez à la suivante. Un petit nombre d'automatisations fiables vaut mieux qu'un enchevêtrement que personne ne comprend.